Comment s’organise une course ?

Nous sommes nombreux à épingler un dossard le dimanche, parfois à donner un coup de main aussi sur le bord des routes. Mais savez-vous comment s’organise un événement ? Focus sur l’Ard Trail, qui a lieu dimanche dans le Loiret.

L’idée d’organiser un trail ou une course sur route part souvent d’une idée lancée running aux pieds. C’est le cas de l’Ard Trail, organisé dimanche prochain à Ardon dans le Loiret, à l’entrée de la Sologne.

Quelques amis qui courent ensemble le dimanche et accrochent quelques dossards, finissent par se dire « pourquoi pas nous », explique Gwenaelle. La maman de trois enfants, enseignante dans la vie, s’est lancée avec plusieurs courageux du comité des fêtes local dans l’organisation d’un trail sur la commune.

Plusieurs distances proposées de 5 à 50km, de la marche nordique, une course enfant, pour un total de 860 participants l’an dernier. Bref, une course intéressante à décortiquer puisqu’il en existe des centaines en France comme celle-ci à longueur d’années… En tout cas sur le papier puisque chacune est différente, et chacune a son charme, mais ça vous le savez déjà.

Un an de préparation intense

Vous mettez en général entre deux et trois mois pour préparer une course… Eux mettent un an pour la concocter.

Dès la fin de l’édition précédente, l’organisation repart sur une feuille blanche ou presque. « Les idées émergents, puis durant l’été, les premiers échangent entre l’équipe commencent » explique Gwenaelle. La machine se met sérieusement en route en septembre, il est alors temps de faire appel aux précieux bénévoles.

Il y a le noyau dur, une dizaine de membres du comité des fêtes, et puis les 110 bénévoles présents le jour J aux inscriptions, aux carrefours, ou encore aux ravitaillements. Profitons-en au passage pour les remercier puisque nous ne le faisons jamais assez.

Un marathon administratif

Enfin, un marathon oui mais c’est surtout le sprint final qui compte assure Gwenaelle. « Les 15 derniers jours, il y a une petite pression quant au nombre d’inscrits pour équilibrer le budget, et tout le reste qui s’accélère. On essaie pourtant de s’y prendre de plus en plus tôt, mais tout arrive à la dernière minute… ».

Notamment la partie administrative, clairement pas la plus excitante, elle est souvent chronophage mais pourtant nécessaire et invisible pour les coureurs. Cela concerne aussi la sécurité des coureurs. De ce point de vue l’Ard Trail s’en tire bien : la configuration du village fait qu’il est facile à sécuriser, et l’équipe a l’expérience d’événements en tous genres organisés depuis plusieurs années. D’autres sont moins chanceux, et c’est parfois un casse-tête pour certaines épreuves.

On se souvient notamment dans le Nord du micmac autour de l’organisation du Trail de la Côte d’Opale. Les organisateurs ont travaillé avec la préfecture jusque dans les derniers jours pour avoir le droit de donner le départ de cette classique. En l’occurrence l’Ard Trail a aussi la chance de pouvoir compter sur des bénévoles fidèles qui reviennent tous les ans et sont pour la majorité du village ou des alentours. Une aubaine quand on sait que beaucoup de courses peinent à trouver de précieuses mains.

La course à pied, une poule aux œufs d’or ?

C’est sans doute la plus grande différence entre une course organisée par une société, comme le Festival des Templiers ou le Marathon de Paris, et les événements proposés par des associations comme c’est le cas de l’Ard Trail : « En tant qu’association de loi 1901, nous sommes tenus de ne faire aucun bénéfice » rappelle Gwenaelle. « L’organisation d’un trail a un coût, et en engageant des frais de fonctionnement nous n’avons jamais l’assurance jusqu’au jour J d’équilibrer le budget. Tout peut basculer avec une météo défavorable, il faut donc miser tout en étant raisonnable ».

Bien en amont, il a fallu partir à la chasse aux partenaires, indispensables pour boucler un budget, faire les demandes d’éventuelles subventions, établir des devis en tous genres, bref, un vrai travail de comptable.

Le budget de l’Ard Trail atteint environ 15.000 euros en sachant qu’il y a aussi des dotations en nature difficiles à chiffrer. Le découpage ? 50% du budget part dans les lots et les cadeaux, 10% dans la sécurité, autant dans les ravitaillements. La gestion des inscriptions et du chrono représente 18% de la somme, les 12% restants étant alloués aux animations, aux photos, et à la communication notamment.

Il s’agit évidemment de chiffres propres à l’Ard Trail, certaines organisations fonctionnent différemment. Et bien évidemment, les courses organisées par des sociétés privées ont des objectifs et aussi des impératifs- bien différents. C’est pourquoi il est rare de voir une course organisée par une association faire flamber ses prix d’une année sur l’autre. Alors que dans le second cas… Vous voyez ce que je veux dire. Et si vous ne voyez pas, regardez combien coûtait un dossard pour le Marathon de Paris il y a deux ou trois ans, et son tarif pour cette édition 2017.

Une concurrence féroce entre les épreuves

La principale pour une équipe bénévole est d’arriver à bien communiquer pour attirer un maximum de coureurs. « Nous faisons avec nos petits moyens, par le biais des réseaux sociaux ou avec des flyers » détaille Gwenaelle. La communication prend du temps, c’est souvent ce qui fait défaut aux bénévoles…

Ceux de l’Ard Trail n’y échappent pas même s’ils sont très actifs sur Facebook notamment. Autre obstacle : « N’étant pas une association sportive, il nous est difficile de mobiliser les clubs ». Et c’est pourtant important sur des épreuves de cette taille, les clubs se déplacent sur les courses du coin dans une sorte d’échange de bons procédés qui fait plaisir à tout le monde et assure souvent -mais pas seulement- la présence de quelques coureurs rapides pour jouer le podium.

Alors l’Ard Trail a préféré miser sur la fidélité : « Notre souci est plutôt de faire en sorte que nos habitués reviennent, plutôt que d’attirer toujours plus de monde ». Ce qui implique qu’ils trouvent ce qu’ils sont venus chercher : une course sympa, des sourires et une organisation bien huilée, ça au moins ça n’a pas de prix.

Bref, vous l’aurez compris, courir c’est difficile, mais vous permettre de le faire en compétition c’est aussi une sacrée course d’obstacles. Disons donc un grand merci à ceux qui y travaillent à longueur d’année.